Datenschutz der MindDoc Health GmbH für Fachkreise

Fachkreise

Die MindDoc Health GmbH (im Folgenden kurz “MindDoc” oder “wir”) legt großen Wert auf den Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten unserer Verschreiber in Praxen und Kliniken, sonstigen Fachkreise-Mitgliedern, die mit uns in Kontakt stehen, sowie jeweils deren beschäftigten Mitarbeitenden (im Folgenden kurz “Fachkreise”).

Nachfolgend möchten wir Sie daher ausführlich darüber informieren, welche personenbezogenen Daten (im Folgenden kurz „Daten“) wir von Fachkreisen erheben und wie wir diese im Folgenden verarbeiten. Darüber hinaus möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte informieren und wie Sie diese ausüben können.

1. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze ist die:

MindDoc Health GmbH, Leopoldstraße 159, 80804 München
fachkreise@minddoc.de (“MindDoc Health”)

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Fabian Steffen
Gemeinsamer Datenschutzbeauftragter der Schön Klinik Gruppe
Balanstraße 71a, 81541 München, datenschutz@schoen-klinik.de

Bitte beachten Sie, dass bei der Kommunikation per E-Mail über das Internet die Vertraulichkeit der übertragenen Daten nicht gewährleistet ist. Wir bitten Sie daher, möglichst keine sensiblen Daten (z.B. Gesundheitsdaten) per E-Mail zu übersenden. Wenn Sie PGP als Verschlüsselungsverfahren nutzen, können Sie den Public-Key zur Kommunikation mit unserem Datenschutzbeauftragten hier herunterladen: https://www.schoen-klinik.de/pgpkey). Andernfalls empfehlen wir eine postalische Kontaktaufnahme über die o.g. Adresse.

Bitte geben Sie in Ihrer Anfrage an, dass sich Ihr Anliegen auf das Unternehmen MindDoc Health bezieht.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Fachkreise-Mitgliedern für verschiedene Zwecke, je nachdem, in welchem Kontext wir Ihre Daten erhalten haben und welche unserer Angebote Sie in Anspruch nehmen.

2.1 Bereitstellung von Informationsmaterialien

Wir ermöglichen über unsere Website die Bestellung von Informationsmaterialien für Fachkreise. Mit Ihrer Einwilligung verarbeiten wir die folgenden Daten, um Ihnen regelmäßig auf Ihre Interessen abgestimmte Fachkreise-Informationen aus dem Bereich mentale Gesundheit und zu unseren Produkten und Dienstleistungen zukommen zu lassen:

– Vor- und Nachname, Titel, Anrede
– Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon- und Fax-Nummern, Webseite, etc.)
– Name und Adresse des Arbeitgebers (z.B. Praxis oder Klinik)
– Fachbereich
– Sonstige Anmerkungen

Die Datenverarbeitung zur Zusendung von Informationsmaterialien für Fachkreise erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO in Verbindung mit der von Ihnen erteilten Einwilligung.

2.2 Analyse von Verschreibungsdaten

Die Digitale Patientenhilfe GmbH, Ickstattstr. 9, 80469 München betreibt für MindDoc Health einen Rezeptservice. Wenn ein Patient diesen Service nutzt, erhalten wir folgende Daten bezogen auf die beteiligten Fachkreise-Mitglieder:

– Vor- und Nachname
– Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon- und Fax-Nummern, Webseite, etc.)
– Name des Arbeitgebers (z.B. Praxis oder Klinik)
– Aggregierte Informationen zur Anzahl Ihrer Verschreibungen von MindDoc Auf Rezept beziehungsweise in diesem Rahmen erstellter Diagnoseschreiben.

Wir verarbeiten diese Daten zur Analyse und Verbesserung unserer Geschäftstätigkeit und unserer Marketingmaßnahmen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Verschreibungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO (berechtigte Interessen). Die Verarbeitungen erfolgen in unserem Interesse, um unser Geschäft und unsere Betriebsabläufe optimal auszurichten und stetig zu verbessern.

2.3 Teilnahme an Webinaren

Wir bieten über unsere Webseite Webinare zu Fachthemen an, zu denen Sie sich unter Angabe folgender Daten anmelden können:

– Vor- und Nachname
– E-Mail-Adresse
– Webinarthema

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten zur Organisation und Durchführung der Webinare, insbesondere um Ihre Anmeldung zu bearbeiten, und Ihnen die Zugangsdaten zu dem gewünschten Webinar zukommen zu lassen. Zur Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen erheben wir zudem folgende Informationen:

– Zugriffe auf Live-Webinare und Abrufe von vorab aufgezeichneten Webinaren
– IP-Adressen
– Inhaltliche Abfragen im Rahmen von Interaktionen während Webinaren und anschließender Lernerfolgskontrollen

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Webinarangebotes erfolgt zum Zweck der Schulung von Fachkreisen, in der Regel mit offizieller Zertifizierung als Fortbildung durch die Psychotherapeutenkammer.

Diese Datenverarbeitung erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung).

2.4 Allgemeine Fachkreise-Kommunikation

Im Rahmen unserer Fachkreise-Kommunikation bieten wir auch offene Kommunikation über E-Mail und Formulare an. Die dabei erhobenen und verarbeiteten Daten erhalten wir von Ihnen, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen:

– E-Mail Adresse
– Inhalte und gegebenenfalls Anhänge
– Datum und Uhrzeit der Kommunikation

Soweit sich Ihre Anfrage auf ein bestehendes Vertragsverhältnis mit Ihnen bezieht oder Sie an einem Vertragsabschluss, z.B. interessiert sind, erfolgt die Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO.

Andernfalls erfolgt die Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO und in unserem Interesse, um Ihre Anfrage mit den für Sie relevanten Informationen beantworten zu können.

2.5.     Weitere Zwecke

Soweit wir Ihre Daten darüber hinaus zu anderen Zwecken oder auf einer anderen Rechtsgrundlage verarbeiten, informieren wir Sie hierüber sowie über die entsprechende Rechtsgrundlage gesondert im jeweiligen Zusammenhang.

3. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten besteht in der Regel nur dann, wenn Sie mit uns ein Vertragsverhältnis begründen. In einem solchen Fall müssen die abgefragten Daten zwingend bereitgestellt werden, einerseits aus gesetzlichen Gründen (z.B. nach den Steuergesetzen oder dem Geldwäschegesetz), andererseits, um das Vertragsverhältnis mit Ihnen abschließen und durchführen zu können. Ohne diese Daten ist eine Erfüllung der vereinbarten Leistungen und gesetzlicher Vorschriften nicht möglich. Hiervon ausgenommen sind solche Daten, bei deren Erhebung wir ausdrücklich auf die Freiwilligkeit der Angabe hingewiesen haben.

In allen anderen Fällen besteht in der Regel keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten.

4. Datenempfänger

4.1 Interne Empfänger

Innerhalb von MindDoc erhalten nur die Abteilungen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der Aufgaben und Zwecke, wie unter 3. beschrieben, benötigen.

4.2 Externe Empfänger

Folgende externe Empfänger erhalten Daten von uns über Sie oder können gegebenenfalls auf bei uns gespeicherte Daten Zugriff nehmen:

4.2.1 Dienstleister zur Fachkreise-Kommunikation und Webinardurchführung

• Der Dienst Google Workspace (inklusive Google Mail, Google Docs und Google Meet), der uns vom Anbieter Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland bereitgestellt wird. Wir nutzen diesen unter anderem zur E-Mail Kommunikation, im Rahmen schriftlicher Kommunikation (Post, Fax) und bei der Bereitstellung von Webinaren.Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden Datenschutzerklärung. Den aktuellen Stand der Zertifizierung der Google LLC nach dem EU-U.S.Data Privacy Framework finden Sie hier.
• Der Dienst WebinarGeek, der uns vom Anbieter WebinarGeek B.V (Chroomstraat 12, 2718 RR Zoetermeer, Niederlande) bereitgestellt wird. Wir nutzen diesen als Plattform zur Durchführung von Live-Webinaren, Bereitstellung vorab aufgezeichneter Webinare und in diesem Zusammenhang zur Abfrage von Lernerfolgskontrollen.Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden Datenschutzerklärung.
• Der Dienst SimplyCRM, der uns vom Anbieter Simply Consulting ApS (Gammel Kongevej 1, 1610 Kopenhagen, Dänemark) bereitgestellt wird. Wir nutzen diesen als CRM-System zur Koordination unserer Aktivitäten und Kommunikation in Vertrieb und Service gegenüber Verschreibern in Praxen und Kliniken und sonstigen Fachkreise-Mitgliedern, die mit uns in Kontakt stehen, sowie deren beschäftigten Mitarbeitern.Weitere Informationen finden Sie in den entsprechenden Datenschutzbestimmungen.
• Der Dienst CleverReach, der uns vom Anbieter CleverReach GmbH & Co. KG (Schafjückenweg 2, 26180 Rastede, Deutschland) bereitgestellt wird. Wir nutzen diesen zum Versand von Newslettern.Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden Datenschutzerklärung.

4.2.2. Sonstige Dritte

– Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
– Behörden (z. B. Finanzbehörden)
– IT-Dienstleister, die unsere internen Systeme oder Software warten und pflegen und dabei möglicherweise Zugriff auf die gespeicherten Daten erhalten
– Dienstleister, die unsere internen Systeme und Prozesse zertifizieren und dabei möglicherweise Zugriff auf die gespeicherten Daten erhalten
– Akten- und Datenträgervernichtungs-Firmen

Teilweise haben diese Empfänger ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes und damit in einem sog. Drittland. Für diese Fälle haben wir die nachfolgend aufgeführten Maßnahmen ergriffen, um für Ihre Daten ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Für bestimmte Länder (z.B. die Schweiz, das Vereinigte Königreich oder die USA auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework Abkommens) hat die EU-Kommission per Beschluss ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt, auf deren Grundlage wir uns bei der Übermittlung stützen.

Soweit für die Datenübermittlung in ein Drittland kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission existiert, haben wir mit den Empfängern Standarddatenschutzklauseln vereinbart, die von der europäischen Kommission erlassen worden sind, um vertraglich ein angemessenes Schutzniveau sicherstellen zu können.

Auf Anfrage stellen wir Ihnen gerne für die jeweiligen Empfänger in Drittländern eine Kopie der Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission oder der von uns abgeschlossenen Datenschutzvereinbarungen zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich hierzu an datenschutz@schoen-klinik.de.

5. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. 8 Jahre für steuerrechtliche Nachweispflichten, 6 Jahre für Geschäftsbriefe, etc.) oder es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Sind die Daten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

6. Ihre Rechte

Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre Daten:

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z.B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer der Prüfung durch uns.

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung mithilfe automatisierter Verfahren verarbeitet werden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten. Sie können diese Daten auch an andere Stellen übermitteln oder durch uns übermitteln lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).

Sie haben das Recht, eine uns gegenüber erteilte Einwilligung zu einer Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Recht auf Widerruf, Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben das Recht, gegen Verarbeitungen Sie betreffender personenbezogener Daten, die zu Zwecken der Direktwerbung erfolgen, jederzeit Widerspruch einzulegen. Gegen Verarbeitungen, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) oder f) DSGVO erfolgen, haben Sie ebenfalls das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Siehe hierzu ergänzend unten.

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an: datenschutz@schoen-klinik.de

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für MindDoc aufgrund des Unternehmenssitzes in München zuständige Aufsichtsbehörde lautet: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, https://www.lda.bayern.de. Sie können sich aber auch an eine andere Aufsichtsbehörde, z.B. an die für Ihren Wohnort zuständige Behörde wenden, die Anfrage wird dann gegebenenfalls weitergeleitet.

MindDoc Health GmbH
März 2025